La organización y desarrollo perfecto de un evento es algo que podrás lograr de forma sencilla con tan solo seguir unos cuantos pasos pues, aunque no lo creas, si lo haces de la manera correcta será más fácil de lo que esperas.
Cuando planificas un evento hay un centenar de cosas que se deben tomar en cuenta para que éste se dé con un éxito total. Hay que pensar en cada detalle y principalmente es necesario comenzar con toda la organización del mismo con bastante anterioridad.
Un evento que solo deje el asombro no se puede organizar en un día, así que mientras más tiempo tengas para planificar y verificar que cada detalle se realice a la perfección, mejor será el resultado de tu evento.
Entonces la pregunta del millón es ¿Cómo lograrlo? ¿Por dónde comienzo?
No dejes que esto sea un dolor de cabeza. Basta con seguir tres sencillos pasos y tu evento en Cancún prácticamente se va a organizar solo.
Mi evento en 3 pasos
Un evento que en serio deje a todos tus invitados impactados del asombro y les brinde de la mejor experiencia es bastante sencillo de organizar si tu:
- Defines el tipo de evento
- Defines el lugar
- Buscas innovación y planificación (con ayuda de Expertos)
Así como lo lees. Es bastante sencillo. Sin embargo, veamos algunos detalles que tienen cada uno de estos pasos para que tengas completamente clara la forma en la que los debes desarrollar.
Definir el tipo de eventoDefinir el tipo de evento
1.Definir el tipo de evento
No todos los eventos son iguales y, por la misma razón, no todas las necesidades requeridas son las mismas. Estas dependen del tipo de evento que deseas realizar.
Antes de sentarte a comenzar con la planificación de todos los detalles de tu evento, el primer paso que debes hacer en realidad es sentarte a decidir ¿Qué tipo de evento quiero o debo realizar?
Teniendo ese punto completamente claro, es momento de hacer una lista de todas las cosas que necesitas para ese tipo de evento en específico, de forma tal que a partir de ella puedas dar inicio a la planificación de cada detalle.
Sin embargo, si estás un poco dudoso de cómo comenzar, aquí hay una serie de preguntas que pueden ayudarte tanto para decidir el tipo de evento como para comenzar con la lista de necesidades a cubrir:
- ¿Para qué estoy realizando este evento?
- ¿Cómo quiero que sea este evento? ¿Serio y protocolar? ¿Emocionante y divertido? ¿Ambos?
- ¿A quién va dirigido el evento?
- ¿Cuándo va a realizarse?
- ¿Dónde será realizado?
Tratando de contestar sin mucho detalle cada una de esas preguntas, tienes una buena base para comenzar.
Sin embargo, aún quedan pasos por cumplir.Definir el lugar
2.Definir el lugar
Tenemos bastante claro que existen muchísimos más pasos y detalles para que la organización de un evento se dé a la perfección.
Sin embargo, eso puede venir luego pues la verdad la base para que todo fluya y tengas amplias posibilidades en cuanto a actividades, lugares y experiencias, es sin duda alguna tomar la mejor decisión sobre el lugar en el que se va a realizar el evento.
Debes considerar un lugar que posea todo lo que tu evento necesite (cosa que a estas alturas ya debes tener clara gracias a la lista que realizaste con el primer paso).
Por lo tanto, dependiendo de la fecha tentativa del evento y las actividades que deseas realizar, la decisión del destino está bastante lejos de ser al azar.
Si hablamos entonces de un evento de altura, asombro, buenas experiencias, innovación y que cause impacto, un destino que tiene todo lo que necesitas para cubrir todas las necesidades (sea cual sea el tipo de evento) es ese hermoso paraíso llamado Cancún.
Esto indica que la mejor decisión para subir el nivel de tu evento es que este se desarrolle en Cancún. Pero ¿En qué lugar exactamente? ¿Qué pasa si estoy lejos de Cancún? ¿Cómo puedo organizar todo a distancia?
Calma. El siguiente paso será la solución a todas tus preocupaciones.
I
3.Innovación y Planificación
Ya sabes el tipo de evento a realizar. Ya tienes destino. Es hora de poner manos a la obra y comenzar la planificación específica de cada detalle.
¿Cuál es la mejor manera de planificar todos los detalles de mi evento en Cancún a distancia?
Esta duda se responderá sola. Y ya verás porqué. Sin embargo, mientras tanto, hablemos de la planificación.
Como habrás notado, un evento de impacto necesariamente debe tener ese toque de innovación de forma tal que tus invitados no sepan exactamente que esperar.
Sin embargo, eso no es lo único a tener en cuenta.
Una lista básica de todo lo que se debe tener presente para la organización de un evento sería la siguiente:
- Cronograma del evento: Lista de tiempos, lugares y actividades por realizar.
- Invitados: Organización con respecto a la cantidad de invitados.
- Imagen: Innovación e ideas creativas buscando dar una imagen específica que represente lo que el evento quiere transmitir.
- Presupuesto: El fijar un presupuesto es lo ideal para tomar decisiones.
- Lugar: La selección de los espacios para las actividades se deben adaptar a las necesidades del evento y la cantidad de invitados.
- Gastronomía: Es el punto fuerte de cualquier evento, la comida es importante, no se debe descuidar.
Cómo podrás ver, estas son sólo algunas de las cosas que deberías resolver en el transcurso de toda la planificación del evento.
Pero, ¿Que pensarías si te comentan que a través de un DMC puedes lograr todo eso y más?
El punto de dar un evento que solo deje el asombro no es demostrar que tu solo pudiste hacerlo todo, sino darle a tus invitados la mejor experiencia y que se note que buscaste todo lo necesario para que este se desarrollara a la perfección.
Y la verdad, para llegar a eso, no hace falta que lleves toda la carga encima, pues sabemos que con ayuda todo es más sencillo (sobre todo si son expertos en el área).
En el caso de tu evento en Cancún, una forma de organizar todo como si estuvieras en el lugar (literalmente) y con la certeza de que tu evento saldrá incluso mejor de lo que esperabas, es dejándote llevar de las manos de Coventur.
Coventur DMC Cancún tiene más de 8 años ofreciendo sus servicios para ayudarte a organizar eventos por todo lo alto. ¿Quieres los mejores lugares? ¿Las mejores experiencias para tus invitados? … Fácil. Lo tienes.
Con Coventur lograras todo lo que buscabas, pues gracias a la lista que organizaste con el primer paso, y las ideas que se te hayan ocurrido, este DMC realiza un plan personalizado que se adapta a todas tus necesidades.
La verdad nunca fue tan sencillo organizar un evento.
Es por esto que en este tercer paso, con ayuda de los expertos, solo te queda la toma de decisiones y la tranquilidad de poder tener un contacto en cualquier momento del día con el equipo que te ayudará a organizar cada detalle.
Vamos a ello, tu evento será el mejor hasta los momentos (sin pensar en el del siguiente año, pues siempre vamos mejorando).
¿Listo para organizar el mejor evento en Cancún? Te esperamos.
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